Panorama general de la representación legal y sus responsabilidades asociadas.

En la práctica, todas las compañías que operen en Chile deben designar uno o más representantes legales con residencia en el país. El representante legal será el punto de contacto entre la compañía y las autoridades de gobierno, y será quien ostente la firma que autorice todo acto oficial que obligue a la compañía.

De acuerdo al artículo 1448 del Código Civil chileno, lo que una persona, ejecuta a nombre de otra, natural o jurídica (y bajo el supuesto que se han otorgado los poderes correspondientes), tendrá sobre la representada iguales efectos como si ésta hubiera actuado por si misma. Por tanto, una representante in situ, que sea diligente y responsable, es de extrema importancia, ya que sus acciones pueden generar obligaciones legales para la compañía.

Por otra parte, el artículo 44 del mismo texto legal, requiere que el representante legal lleve adelante su encargo con la misma diligencia que aplicaría a sus propios negocios, haciéndolo responsable por cualquier acción tomada fuera de los poderes otorgados. La ley exige a los representantes legales un mayor estándar de cuidado y diligencia que al personal común.

No es coincidencia que la representación en Chile esté regulada en las reglas del mandato, que es considerado un contrato basado en la confianza (intuito personae) y en especial consideración de la persona investida con los poderes de representación. Un mandato se mantendrá en vigencia mientras no sea revocado expresamente por la parte representada.

El representante legal y el Servicio de Impuestos Internos (SII) 

De acuerdo a la legislación general, el SII requiere que todo inversionista extranjero tenga un representante legal válido, responsable por todas las interacciones y de mantener la información de la compañía actualizada, presentar los formularios de impuestos (declaraciones de impuestos y declaraciones juradas), y ser notificado casos de auditoría. El representante legal también será considerado la contraparte en un procedimiento tributario.

Considerando lo anterior, las actividades del representante legal no se limitan al registro inicial de la información de la compañía. De acuerdo a la circular Nº 17 de 1995, el contribuyente, a través de su representante legal, está obligado a informar a la autoridad tributaria, las siguientes acciones:

  1. Cambio de nombre de la compañía
  2. Cambio de domicilio
  3. Cambio de giro
  4. Apertura o cierre de sucursal
  5. Cambio de domicilio (para notificaciones)
  6. Cambio de propiedad (derechos sociales)
  7. Aumento o disminución de capital
  8. Cambio de representante legal
  9. Transformación de sociedad individual a colectiva.
  10. Fusiones de sociedades
  11. Divisiones de sociedades
  12. Otras informaciones

Todo lo anterior debe ser informado al SII dentro de dos meses luego de que se han realizado estos cambios, de otra manera, la compañía será multada de acuerdo al artículo 109 del código tributario.

Responsabilidad de los representantes legales.

Un representante legal asume también ciertas responsabilidades. Por ejemplo, si una compañía no paga sus impuestos en Chile, el SII podrá iniciar una acción penal o civil contra el representante directamente.  En una demanda civil presentada contra la compañía, es el representante legal quien es llamado a comparecer frente a tribunales.

El código tributario chileno establece la eventual responsabilidad de los representantes legales en sus artículos 98 y 99, como sigue:

Artículo 98: De las sanciones pecuniarias responden el contribuyente y las demás personas legalmente obligadas.

Artículo 99: Las sanciones corporales y los apremios, en su caso, se aplicarán a quien debió cumplir la obligación y, tratándose de personas jurídicas, a los gerentes, administradores o a quienes hagan las veces de éstos y a los socios a quienes corresponda dicho cumplimiento.

Vale la pena señalar que pese a estas responsabilidades no son automáticamente asignadas a los representantes, teniendo en cuenta que la ley chilena reconoce el derecho al debido proceso, es de hecho una contingencia asumida por cualquiera que detente la representación un tercero.

El representante legal y otras instituciones.

Con el representante legal actuando como la cara visible para las autoridades chilenas, las responsabilidades no se relacionan únicamente a temas tributarios. Legalmente el representante es quién será habrá de dar cumplimiento a las materias laborales y previsionales, así como el cumplimiento de las obligaciones municipales, como el pago de la patente comercial.

Conclusión

De todo lo anterior se desprende que la representación legal es un compromiso de ida y vuelta. Mientras las acciones del representante legal pueden obligar a la compañía, el mismo lleva el riesgo de ser el responsable de actos equívocos o ilícitos por parte de la administración de la compañía. Por tanto, la designación de un representante legal debe ser conducida sobre las bases de la confianza, diligencia y una buena comunicación. Por tanto, podemos decir que no se trata de una responsabilidad menor.